Su entidad necesita crear cargos, suprimir otros o reorganizar dependencias, y alguien en la reunión dice la frase que lo cambia todo: «para eso hay que hacer un estudio técnico». De ahí en adelante surgen las preguntas: ¿qué debe contener?, ¿quién lo revisa?, ¿cuánto se demora?, ¿por qué a otras entidades se los devuelven?
En esta guía le explicamos, sin jerga innecesaria, qué es un estudio técnico de planta de personal, cuáles son sus componentes según la guía de Función Pública y cómo evitar los errores más comunes.
Qué es un estudio técnico de planta de personal y cuándo se necesita
El estudio técnico es el documento que demuestra, con datos, que la estructura y la planta de personal que propone una entidad son las que necesita para cumplir su misión. No es un trámite de forma: es la justificación de cada cargo que se crea, se suprime, se traslada o se modifica.
En la práctica, una entidad pública lo necesita cuando quiere:
- Modificar su estructura interna (crear, fusionar o suprimir dependencias).
- Ampliar o reducir la planta de personal.
- Cambiar la denominación, el grado o el nivel de los empleos.
- Formalizar labores que hoy cubren contratistas de manera permanente.
- Ajustar la operación a nuevas funciones, programas o normas.
En el sector privado no existe la misma obligación legal, pero la lógica es idéntica: antes de crecer o recortar una planta, la gerencia necesita una base técnica que soporte la decisión ante la junta directiva, los socios o los trabajadores.
Marco de referencia: la guía de Función Pública
El Departamento Administrativo de la Función Pública publicó en 2014 la guía Rediseño Institucional de Entidades Públicas, que reemplazó a la antigua Guía de Modernización No. 19. Esa guía organiza el proceso en cuatro momentos:
- Solicitud y preparación. La entidad pide acompañamiento a Función Pública, conforma un equipo interdisciplinario y define un cronograma con responsables y tiempos.
- Elaboración del estudio técnico. La entidad desarrolla cada componente con apoyo del asesor asignado.
- Observaciones y concepto técnico. Función Pública revisa, hace observaciones si es necesario y emite su concepto.
- Viabilidades complementarias. Según el caso, intervienen el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de Planeación, en especial para la viabilidad presupuestal.
La misma guía señala que las modificaciones de planta que aumentan costos requieren el certificado de viabilidad presupuestal correspondiente antes de aprobarse la planta y firmarse el acto administrativo. Antes de empezar, confirme con su asesor de Función Pública si hay instrucciones más recientes aplicables a su tipo de entidad.
Fases: diagnóstico, procesos y cargas de trabajo
La guía propone nueve pasos para construir el estudio. Los primeros cinco forman el diagnóstico:
- Acerca de la entidad: naturaleza jurídica, objeto y hechos recientes que motivan el cambio.
- Marco legal: las normas que inciden en el rediseño.
- Análisis externo: política sectorial y factores económicos, presupuestales, sociales, ambientales y tecnológicos.
- Análisis interno: mapa de procesos, productos y servicios, y evaluación de cómo se prestan hoy.
- Alineación del modelo de operación: cómo deben funcionar los procesos para cumplir la misión.
El corazón técnico llega en el paso 7: perfiles y cargas de trabajo. Aquí se mide cuánto tiempo demanda cada actividad, con qué frecuencia ocurre y qué nivel de empleo debe ejecutarla. De esa medición sale el número de personas que realmente necesita cada dependencia.
Este paso es el que más pesa en la revisión, porque convierte opiniones («estamos muy cargados») en horas medidas y comparables. Si la medición es débil, todo lo que viene después queda sin soporte.
Propuesta de planta, perfiles y costeo
Con la carga medida, se construyen los últimos componentes:
- Paso 6, estructura interna y proyecto de decreto: cómo quedan las dependencias y sus funciones.
- Paso 8, planta de personal: un comparativo entre la planta actual y la propuesta, cargo por cargo, con su costo.
- Paso 9, manual de funciones y competencias laborales: las fichas de cada empleo, coherentes con la nueva planta.
El costeo merece atención especial. No basta con multiplicar asignaciones básicas: hay que incluir prestaciones, contribuciones y demás factores salariales de cada empleo. Un comparativo de costos incompleto es una de las razones por las que un estudio no avanza a la etapa de viabilidad presupuestal.
Errores que hacen devolver un estudio técnico
Estos son los tropiezos más frecuentes en estos estudios:
- Cargas sin método. Encuestas de «cuánto tiempo cree que gasta» sin frecuencias, sin estándares y sin validación del jefe inmediato.
- Desconexión entre procesos y planta. Se proponen cargos que no aparecen en ningún proceso del mapa, o procesos que nadie ejecuta.
- Manual de funciones copiado. Fichas que no corresponden a lo que se midió en las cargas.
- Costeo parcial. Comparativos que omiten factores prestacionales o no muestran la diferencia entre planta actual y propuesta.
- Justificación genérica. Un análisis externo que podría servir para cualquier entidad y no explica por qué esta, en particular, necesita cambiar.
- Equipo improvisado. Un solo funcionario de talento humano haciendo todo el estudio, sin participación de planeación, jurídica y financiera.
La buena noticia es que todos se pueden prevenir con un buen plan de trabajo y una medición de cargas rigurosa desde el inicio.
Cómo lo hacemos en Cargas Laborales
En Cargas Laborales (360 Company SAS) acompañamos el estudio técnico de principio a fin, de forma presencial o remota:
- Levantamiento de cargas en línea. Los servidores diligencian sus actividades, tiempos y frecuencias en un aplicativo web, y cada jefe valida la información de su equipo. Esto reduce semanas de entrevistas y deja trazabilidad de cada dato.
- Consolidación por dependencia y nivel. Convertimos los datos en horas requeridas frente a horas disponibles y en el número de empleos necesarios por nivel jerárquico.
- Propuesta de planta y costeo. Construimos el comparativo entre planta actual y propuesta con su costo.
- Manual de funciones coherente. Redactamos las fichas a partir de lo que se midió, no de plantillas genéricas.
- Acompañamiento en la revisión. Le ayudamos a responder las observaciones hasta obtener el concepto técnico.
También trabajamos con empresas privadas que quieren el mismo rigor para decidir sobre su estructura.
¿Su entidad está por iniciar un rediseño o una modificación de planta? Agenda un diagnóstico en cargasdetrabajo.com.co y revisamos juntos el alcance, los tiempos y por dónde empezar.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe elaborar el estudio técnico?
La entidad es responsable de elaborarlo, con un equipo interdisciplinario y el acompañamiento de Función Pública. Puede apoyarse en un consultor externo para la medición de cargas, el costeo y la redacción, pero la entidad lo presenta y responde por él.
¿El estudio de cargas de trabajo es obligatorio dentro del estudio técnico?
La guía de Función Pública incluye «perfiles y cargas de trabajo» como uno de sus nueve pasos. Es el componente que justifica cuántos empleos necesita cada dependencia, por lo que en la práctica sin él la propuesta de planta queda sin sustento.
¿Una empresa privada necesita un estudio técnico de planta?
No tiene la misma exigencia legal que una entidad pública, pero sí le sirve cuando va a crecer, reducir costos o reorganizar áreas. Le da a la gerencia una base objetiva para decidir y comunicar los cambios.
Fuente: Función Pública, Rediseño Institucional de Entidades Públicas (2014).