«¿Cuánto cuesta un estudio de cargas laborales?» es una de las primeras preguntas que hace cualquier gerente o jefe de talento humano. Y es una pregunta justa. El problema es que dos propuestas con precios muy distintos pueden estar ofreciendo cosas completamente diferentes: una, una encuesta de tiempos y un informe; otra, una medición validada, una propuesta de planta, su costo y el manual de funciones.
En este artículo no le daremos una tarifa, porque no existe una cifra única que sirva para todas las organizaciones. Le explicamos de qué depende el costo, qué entregables debe exigir y cómo comparar propuestas para no pagar por algo que no le sirve.
De qué depende el costo de un estudio de cargas
El valor de un estudio de cargas laborales lo determinan, sobre todo, cuatro variables:
- El tamaño del alcance: cuántos cargos, personas, dependencias y procesos se van a medir.
- La complejidad del trabajo: no es lo mismo medir tareas repetitivas que labores profesionales, jurídicas o técnicas con alta variabilidad.
- El método de levantamiento: entrevistas, cronometraje, formularios en línea o una combinación.
- Los entregables: solo la medición, o también la propuesta de planta, el costeo, el manual de funciones y el acompañamiento posterior.
Una buena propuesta le muestra estas variables de forma explícita, para que usted entienda qué está pagando.
Alcance: número de cargos, sedes y procesos
El alcance es la variable que más mueve el esfuerzo. Antes de pedir cotizaciones, tenga claro:
- ¿Se mide toda la organización o solo algunas áreas?
- ¿Cuántas personas y cuántos cargos distintos hay en ese alcance?
- ¿Cuántas sedes, ciudades o países están involucrados?
- ¿Hay un mapa de procesos actualizado o hay que construirlo?
- ¿El resultado se va a presentar a un ente externo, como Función Pública, una junta o un sindicato?
Cuanto más precisa sea esta información, más comparables serán las propuestas que reciba.
Modalidad presencial vs. remota
La modalidad también influye en el costo y en los tiempos:
- Presencial: entrevistas y observación en sitio. Útil para trabajo operativo que hay que ver, pero implica desplazamientos y más tiempo de los equipos en reuniones.
- Remota o en línea: los colaboradores registran sus actividades, tiempos y frecuencias en un aplicativo web y sus jefes validan. Reduce desplazamientos, permite cubrir varias sedes o países al mismo tiempo y deja trazabilidad de cada dato.
- Mixta: levantamiento en línea con sesiones presenciales o virtuales de acompañamiento y validación.
La pregunta no es cuál es más barata, sino cuál produce datos confiables para su tipo de trabajo.
Entregables mínimos que debe exigir
Independientemente del precio, un estudio de cargas serio debería entregar:
- Inventario de actividades por proceso y cargo, con tiempos estándar y frecuencias.
- Metodología explícita: cómo se midieron los tiempos y cómo se validaron.
- Horas requeridas vs. horas disponibles por cargo, por área y para toda la organización.
- Número de personas necesarias por cargo o nivel, con su comparación frente a la planta actual.
- Hallazgos y recomendaciones: redistribución, eliminación de tareas, ajustes de procesos.
- Las bases de datos del levantamiento, para que la organización pueda actualizar el estudio en el futuro.
Si el estudio va a soportar una modificación de planta en una entidad pública, también deberá alinearse con los componentes que exige la guía de Función Pública: perfiles y cargas, planta con comparativo de costos y manual de funciones.
Cómo comparar propuestas de consultoras
Para comparar de manera justa, ponga las propuestas en una misma tabla:
| Aspecto | Qué revisar |
|---|---|
| Alcance | Mismos cargos, áreas y sedes en todas las propuestas |
| Método | Cómo se miden y validan los tiempos |
| Entregables | Medición, planta, costeo, manual, acompañamiento |
| Cronograma | Fases, fechas y dedicación que se pide a su equipo |
| Equipo | Perfiles de quienes harán el trabajo |
| Propiedad de los datos | Si usted recibe las bases y puede reutilizarlas |
Una propuesta más barata puede salir cara si deja fuera la validación de los datos o el costeo, y usted tiene que contratar otra consultoría para completar el trabajo.
Preguntas antes de contratar
- ¿Qué metodología usan y por qué es adecuada para mi tipo de trabajo?
- ¿Cómo validan que los tiempos reportados son confiables?
- ¿Cuánto tiempo deben dedicar mis colaboradores y jefes?
- ¿Qué pasa si el resultado no es aceptado por un ente revisor?
- ¿Recibo las bases de datos y puedo actualizar el estudio después?
- ¿Pueden trabajar de forma remota con sedes en varias ciudades o países?
En Cargas Laborales (360 Company SAS) preparamos propuestas con el alcance, el método y los entregables explícitos, para que pueda compararlas con claridad. Trabajamos de forma presencial o remota en Colombia, Perú, Chile, Argentina, Uruguay, Panamá y España.
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Preguntas frecuentes
¿Por qué no hay un precio fijo para un estudio de cargas?
Porque el esfuerzo depende del número de cargos y procesos, de la complejidad del trabajo, del método de levantamiento y de los entregables. Dos organizaciones del mismo tamaño pueden necesitar alcances muy distintos.
¿Un estudio remoto es menos confiable que uno presencial?
No necesariamente. La confiabilidad depende de la metodología y de la validación de los datos. Un levantamiento en línea con validación de los jefes y cruce con volúmenes reales puede ser tan sólido como uno presencial.
¿Puedo hacer el estudio solo en algunas áreas para reducir el costo?
Sí. Es común empezar por las áreas con más presión o más peso en la nómina. Solo tenga en cuenta que, si va a modificar la planta completa, necesitará cubrir todas las dependencias involucradas.
Fuente: Función Pública, Rediseño Institucional de Entidades Públicas (2014).