Las entidades públicas cambian: reciben nuevas funciones, se transforman sus programas, la tecnología modifica la forma de trabajar y muchas labores permanentes terminan en manos de contratistas. Llega un punto en que la estructura y la planta ya no responden a lo que la entidad hace, y la respuesta es un rediseño institucional.
Es un proceso exigente, con varias instancias de revisión y viabilidad. En este artículo le explicamos sus etapas según la guía de Función Pública, qué contiene el estudio técnico y qué cuidar en la implementación.
Cuándo una entidad necesita un rediseño institucional
Algunas señales de que la entidad necesita revisar su estructura y su planta:
- Recibió nuevas funciones o competencias por ley o por política sectorial.
- Hay dependencias con funciones duplicadas o procesos que nadie lidera.
- Labores permanentes y misionales se cubren de forma sostenida con contratos de prestación de servicios.
- Algunas áreas están desbordadas mientras otras tienen holgura.
- El mapa de procesos cambió y la estructura no se ha ajustado.
- La planta tiene empleos cuyo nivel o denominación ya no corresponde con lo que se hace.
Un rediseño no es solo crear cargos. Puede implicar fusionar dependencias, redistribuir empleos, cambiar niveles o suprimir cargos que ya no se requieren.
Diagnóstico y justificación técnica
La guía Rediseño Institucional de Entidades Públicas de Función Pública (2014) organiza el proceso en cuatro grandes momentos:
- Solicitud y preparación: la entidad solicita por oficio un asesor de Función Pública, conforma un equipo interdisciplinario y elabora un cronograma con responsables, tiempos e indicadores.
- Elaboración del estudio técnico: la entidad desarrolla sus componentes con el apoyo del asesor y lo presenta formalmente.
- Observaciones y concepto técnico: Función Pública revisa, formula observaciones si es necesario y expide su concepto.
- Viabilidades complementarias: según el caso, intervienen el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de Planeación, en especial para la viabilidad presupuestal.
El diagnóstico abarca los primeros pasos del estudio técnico: identificación de la entidad, marco legal, análisis de factores externos (política sectorial, económicos, presupuestales, sociales, ambientales y tecnológicos) y análisis interno (mapa de procesos, productos y servicios, y evaluación de su prestación). La guía también menciona la memoria justificativa que debe acompañar el estudio, conforme al Decreto 1345 de 2010.
Análisis de procesos y estudio de cargas
Con el diagnóstico listo, el estudio técnico avanza en dos frentes:
- Alineación del modelo de operación: cómo deben funcionar los procesos para cumplir la misión de la entidad.
- Perfiles y cargas de trabajo: cuánto tiempo exige cada actividad, con qué frecuencia ocurre y qué nivel de empleo debe ejecutarla.
El estudio de cargas es el puente entre los procesos y la planta. Sin él, el número de empleos propuesto es una opinión. Con él, es un cálculo: horas requeridas por dependencia y nivel frente a horas disponibles por empleo.
Para que sea sólido, la medición debe cubrir todas las dependencias del alcance, estar validada por los jefes y cruzarse con volúmenes reales de trabajo.
Propuesta de estructura y planta
Los últimos componentes del estudio técnico concretan la propuesta:
- Estructura u organización interna: dependencias, funciones y proyecto de acto administrativo.
- Planta de personal: comparativo entre planta actual y propuesta, cargo por cargo, con sus costos.
- Manual de funciones y competencias laborales: fichas de los empleos coherentes con la nueva planta.
La coherencia entre estos tres productos es lo que más se revisa. Una dependencia nueva sin cargos asignados, un cargo sin funciones claras o un costo que no cuadra con la planta son motivos típicos de observaciones.
Viabilidad presupuestal y concepto técnico
Según la guía de Función Pública, las modificaciones de planta que aumentan costos requieren el certificado de viabilidad presupuestal de la Dirección General del Presupuesto Público Nacional. La disponibilidad presupuestal no se exige para la revisión preliminar, pero sí para aprobar la planta y firmar el acto.
Por eso el costeo debe ser completo y verificable desde el inicio: asignaciones básicas, prestaciones y demás factores de cada empleo, comparando la planta actual con la propuesta. Un costeo incompleto puede detener el proceso en la etapa de viabilidad, aunque el diagnóstico y las cargas sean impecables.
Las entidades del orden territorial siguen la misma lógica técnica, con las instancias de aprobación que correspondan a su naturaleza. Confirme con su asesor de Función Pública los pasos aplicables a su caso.
Implementación y formalización laboral
Aprobado el rediseño, empieza la parte más sensible: llevarlo a la práctica.
- Expedición de los actos administrativos de estructura, planta y manual de funciones.
- Incorporación de los servidores a la nueva planta, respetando sus derechos de carrera y las garantías especiales que establezca la ley; la guía de Función Pública cita, entre otras, la Ley 790 de 2002 en lo relativo a garantías en la renovación de la administración pública.
- Provisión de los nuevos empleos según las reglas de mérito aplicables.
- Formalización de labores permanentes que antes cubrían contratistas, cuando el rediseño crea los empleos para hacerlo.
- Gestión del cambio: comunicar con claridad qué cambia, por qué y cómo afecta a cada equipo.
Un rediseño bien comunicado reduce la incertidumbre y los conflictos, y facilita que la nueva estructura funcione desde el primer día.
En Cargas Laborales (360 Company SAS) acompañamos a entidades públicas en el diagnóstico, el estudio de cargas con un aplicativo en línea que diligencian los servidores y validan sus jefes, la propuesta de planta con su costeo y el manual de funciones, de forma presencial o remota.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura un rediseño institucional?
Depende del tamaño de la entidad, del alcance del cambio y de los tiempos de revisión y viabilidad. Lo recomendable es construir desde el inicio un cronograma con responsables, como sugiere la guía de Función Pública.
¿Es obligatorio el estudio de cargas en un rediseño?
La guía de Función Pública incluye «perfiles y cargas de trabajo» como uno de los pasos del estudio técnico. Es el componente que justifica cuántos empleos necesita cada dependencia.
¿Un rediseño siempre aumenta la planta?
No. Puede ampliarla, reducirla o mantenerla con otra distribución. El objetivo es que la estructura y la planta correspondan a lo que la entidad necesita para cumplir su misión.
Fuente: Función Pública, Rediseño Institucional de Entidades Públicas (2014).