Si trabaja en talento humano de una entidad pública colombiana, es probable que haya escuchado que «las cargas se miden con la metodología de Función Pública». Pero cuando llega el momento de aplicarla, surgen las dudas: ¿qué tiempos se piden?, ¿cómo se calcula el estándar?, ¿quién valida?, ¿cómo se pasa de actividades a número de empleos?
En este artículo le explicamos, paso a paso, cómo se aplica en la práctica el método de estándares subjetivos que usan las entidades públicas para medir cargas de trabajo, y cómo conectar sus resultados con la propuesta de planta.
Qué es la metodología de Función Pública para medir cargas
La guía de Función Pública Rediseño Institucional de Entidades Públicas incluye «perfiles y cargas de trabajo» como uno de los nueve pasos del estudio técnico. Es el componente que justifica cuántos empleos necesita cada dependencia.
Para medir las cargas en entidades públicas se usa con frecuencia el método de estándares subjetivos. Por ejemplo, el estudio de cargas publicado por el ICBF indica que se ejecutó siguiendo la metodología de Función Pública y aplicando este método, porque buena parte de las actividades son administrativas o intelectuales y no se prestan para el cronometraje.
La idea central es sencilla: en lugar de cronometrar, se pide a quienes conocen bien cada actividad que estimen cuánto tarda, y esas estimaciones se ponderan y se validan.
Estándares de tiempo: mínimo, usual y máximo
Para cada actividad se registran tres tiempos:
- Tiempo mínimo: lo que tarda cuando todo sale bien.
- Tiempo usual o promedio: lo que tarda normalmente.
- Tiempo máximo: lo que tarda en condiciones difíciles, sin contar situaciones excepcionales.
Con ellos se calcula el tiempo estándar, dándole más peso al tiempo usual:
Tiempo estándar = (Tmín + 4 × Tusual + Tmáx) ÷ 6
Esta ponderación suaviza los extremos. Los tiempos atípicos de situaciones ocasionales se dejan por fuera, porque no representan el trabajo habitual.
Frecuencias y volúmenes de actividades
El tiempo estándar dice cuánto tarda una actividad una vez. Para saber cuánta carga genera, hay que multiplicarlo por su frecuencia en el periodo de análisis:
- Actividades diarias, semanales, mensuales o anuales se llevan a una misma unidad de tiempo.
- Los volúmenes deben cruzarse con datos reales siempre que existan: radicados, expedientes, solicitudes atendidas, informes producidos.
- Las actividades estacionales (cierres, vigencias, temporadas) deben reflejar sus picos.
Carga de la actividad = tiempo estándar × frecuencia en el periodo
Las frecuencias suelen ser la fuente de error más grande. Una actividad de diez minutos que ocurre cientos de veces al mes pesa mucho más que una de varias horas que ocurre una vez al año.
Formularios y levantamiento con los servidores
El levantamiento de información es la fase más larga y la que define la calidad del resultado. Algunas buenas prácticas:
- Parta del mapa de procesos. Las actividades deben estar asociadas a procedimientos y productos concretos.
- Explique el propósito. Medir cargas no es evaluar personas. Dejarlo claro reduce la tentación de inflar tiempos.
- Use un formato único. Mismas columnas para todos: proceso, actividad, nivel del empleo que la ejecuta, frecuencia, tiempos mínimo, usual y máximo.
- Pida validación del jefe inmediato. El jefe revisa actividades, frecuencias y tiempos de su equipo antes de consolidar.
- Cruce con evidencias. Compare con volúmenes de los sistemas de información y entre cargos que hacen la misma actividad.
Hacerlo en hojas de cálculo dispersas complica la consolidación y la trazabilidad. Un aplicativo en línea en el que cada servidor diligencia su información y el jefe la aprueba simplifica ambas cosas.
Consolidación por dependencia y nivel jerárquico
Con todas las actividades medidas, se consolida:
- Por dependencia: horas requeridas por todas las actividades del área.
- Por nivel jerárquico: horas que corresponden a cada nivel de empleo, según quién debe ejecutar cada actividad.
- Por proceso: útil para detectar procesos con cargas desproporcionadas o duplicadas.
Luego se comparan las horas requeridas con las horas disponibles por empleo en el periodo, descontando vacaciones, festivos, ausencias y tiempos no productivos:
Empleos requeridos = horas requeridas ÷ horas disponibles por empleo
Un punto clave: asignar cada actividad al nivel que realmente le corresponde. Si actividades técnicas o asistenciales se cargan al nivel profesional, la planta propuesta sale más costosa de lo necesario.
Del resultado a la propuesta de planta
El estudio de cargas no termina en una tabla de horas. Sus resultados alimentan los siguientes pasos del estudio técnico:
- Planta de personal: comparativo entre planta actual y propuesta, por dependencia y nivel, con su costo.
- Manual de funciones y competencias laborales: fichas coherentes con las actividades medidas.
- Estructura: si las cargas revelan dependencias sin sentido o procesos fragmentados, se ajusta la organización interna.
Cuando la medición es sólida, las observaciones de la revisión técnica se responden con datos y no con argumentos.
En Cargas Laborales (360 Company SAS) aplicamos esta metodología con un aplicativo en línea que diligencian los servidores y validan sus jefes, consolidamos por dependencia y nivel, y acompañamos la construcción de la propuesta de planta, de forma presencial o remota.
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Preguntas frecuentes
¿Por qué se usan estándares subjetivos y no cronometraje en entidades públicas?
Porque buena parte del trabajo público es administrativo, jurídico o intelectual, y cada caso varía. Cronometrar es poco práctico en esas labores, mientras que la estimación ponderada y validada permite medirlas de forma razonable.
¿Qué evita que los servidores inflen los tiempos?
La validación del jefe inmediato, el cruce con volúmenes reales de los sistemas de información y la comparación entre cargos que ejecutan la misma actividad.
¿Se puede usar esta metodología en una empresa privada?
Sí. El método de estándares subjetivos funciona en cualquier organización con trabajo administrativo o profesional, y puede combinarse con cronometraje en las áreas operativas.
Fuentes: Función Pública, Rediseño Institucional de Entidades Públicas (2014) · ICBF, Estudio de cargas · ITCR, Procedimiento de estudios de cargas de trabajo.