Cuando un área se queja de que «no da abasto», la respuesta más rápida es contratar. Pero en nuestra experiencia, evaluando más de 8.000 cargos en más de 30 empresas, la falta de personal muchas veces es falta de optimización: reprocesos, tareas que no le corresponden a ese cargo o información que llega incompleta desde otra área. Un estudio de cargas laborales sirve justamente para separar una cosa de la otra.
En esta guía explicamos qué son las cargas laborales, cómo se miden, cuándo conviene hacer un estudio y qué debería entregarle.
¿Qué son las cargas laborales?
Las cargas laborales (también llamadas cargas de trabajo) son la cantidad de trabajo que una persona o un cargo debe ejecutar en un periodo, expresada en tiempo. Se calculan a partir de tres datos de cada actividad:
- Tiempo: cuánto tarda hacerla una vez.
- Volumen: cuántas veces se hace.
- Frecuencia: cada cuánto se repite (diaria, semanal, mensual, anual).
Al sumar todas las actividades de un cargo y compararlas con las horas disponibles de la jornada, se obtiene su cargabilidad: si está por encima del 100 %, el cargo está sobrecargado; si está muy por debajo, tiene capacidad libre. Ese resultado se traduce en FTE (personas de tiempo completo equivalentes), que es la base para decidir cuántas personas necesita realmente cada área.
¿Qué es un estudio de cargas laborales?
Es el análisis técnico que mide las cargas de todos los cargos de un área o de toda la organización para responder preguntas como:
- ¿Cuántas personas se necesitan realmente en cada dependencia?
- ¿Hay cargos sobrecargados mientras otros tienen tiempo libre?
- ¿Los cargos dedican su tiempo a actividades acordes con su nivel?
- ¿Qué parte del tiempo se va en reprocesos o actividades que no agregan valor?
- ¿Cómo debería quedar la planta si se corrigen los procesos?
Un buen estudio no se queda en contar personas. El número de personas es solo la punta del iceberg: debajo están los procesos, la forma en que se reparte el trabajo y los cuellos de botella que generan la carga.
¿Cuándo necesita su organización un estudio de cargas?
- Antes de contratar o de pedir más presupuesto de personal, para justificar (o descartar) la necesidad con datos.
- Cuando hay horas extra constantes o un área vive atrasada aunque se le haya sumado gente.
- Antes de un rediseño organizacional o de una reestructuración de cargos.
- En entidades públicas, como soporte del estudio técnico para modificar la planta de personal.
- Con la reducción de la jornada laboral: en Colombia la Ley 2101 de 2021 llevó la jornada máxima a 42 horas semanales en 2026, así que muchas empresas necesitan saber cuántas horas reales tiene su equipo y cómo redistribuir el trabajo.
- Cuando se implementa un software o se automatiza un proceso, para medir cuánto tiempo se libera y dónde reasignarlo.
¿Cómo se mide la carga laboral?
Existen varios métodos. Los más usados son:
- Estándares subjetivos (entrevista y autorregistro): cada persona, con apoyo de un consultor, reporta sus actividades, tiempos, volúmenes y frecuencias. Luego se valida con el jefe inmediato. Es el método más usado para cargos administrativos, de apoyo, tácticos y estratégicos.
- Tiempos y movimientos: observación y cronometraje directo. Funciona mejor en tareas repetitivas y operativas, como producción o logística.
- Muestreo del trabajo: observaciones aleatorias para estimar en qué se va el tiempo.
En la práctica, lo que hace confiable el resultado no es solo el método, sino la validación: contrastar lo que reporta cada persona con su líder, con los volúmenes reales de la operación y con herramientas que detecten inconsistencias.
Más allá de los tiempos: lo que debe revisar un buen estudio
Medir tiempos dice cuánta carga hay. Para saber por qué existe y cuánta debería haber, el análisis tiene que ir más profundo:
- Nivel ETO (estratégico, táctico, operativo): si un cargo directivo pasa la mitad del día en tareas operativas, el problema no es de cantidad de personas sino de distribución.
- Ciclo PHVA: cuánto tiempo se dedica a planear, hacer, verificar y actuar. Un área que solo «hace» y nunca planea suele vivir apagando incendios.
- Actividades propias vs. transversales: reuniones, correos o reportes que se comen la jornada sin ser parte de la función del cargo.
- Palancas de eficiencia: reprocesos, actividades automatizables y tareas que se pueden simplificar o eliminar.
- Cuellos de botella entre áreas: muchas veces la sobrecarga de un área nace en otra que le entrega información incompleta.
Un ejemplo real: «necesitamos dos personas más»
Un área de facturación tenía retrasos y horas extra todas las semanas. El líder pedía dos personas más. Al hablar con cada persona encontramos que una parte importante del tiempo se iba en corregir información que llegaba incompleta desde el área comercial, que no tenía un formato estándar ni una validación.
Al seguir el hilo hasta la causa raíz, la solución fue un formato estandarizado y una validación en origen. Con el proceso corregido, el área necesitaba una persona, no dos. Esa es la diferencia entre dimensionar lo que existe y dimensionar lo que debería existir.
¿Qué entrega un estudio de cargas laborales?
- Número de personas necesarias por dependencia y por cargo.
- Carga en tres escenarios: actual, balanceada (redistribuyendo entre cargos) y optimizada (corrigiendo reprocesos y procesos).
- Ficha por persona: distribución PHVA, nivel ETO real frente al que debería tener, actividades propias y transversales, porcentaje de reproceso y de actividades automatizables.
- Hallazgos de proceso: cuellos de botella, falta de herramientas o de información.
- Recomendaciones de excedentes, faltantes y redistribución, como base para un rediseño organizacional o un estudio técnico de planta.
Errores comunes al medir cargas
- Medir sin validar: si nadie contrasta lo que reporta cada persona, el estudio termina justificando la planta actual.
- Dimensionar sobre procesos ineficientes: calcular personal para un proceso con reprocesos es institucionalizar el desperdicio.
- Quedarse en el número: un estudio que solo dice «faltan 3 personas» no explica qué cambiar para que no vuelvan a faltar.
- Ignorar a las personas: quienes hacen el trabajo saben dónde se pierde el tiempo. Hablar con cada una es la fuente de los hallazgos más valiosos.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura un estudio de cargas laborales?
Depende del número de cargos. Un estudio de hasta 30 personas puede completarse en un mes; estudios de más de 100 personas suelen tomar entre uno y tres meses, incluyendo el levantamiento, la validación con los líderes y el informe final.
¿Cuál es la diferencia entre cargas laborales y cargas de trabajo?
En la práctica se usan como sinónimos. «Cargas de trabajo» es más común en el sector público y en Perú; «cargas laborales» en el sector privado colombiano.
¿Se puede hacer de forma remota?
Sí. Con un aplicativo de registro en línea, las personas diligencian sus actividades y los consultores validan en sesiones virtuales. También puede hacerse de forma presencial o mixta, según la organización.
¿Un estudio de cargas sirve para entidades públicas?
Sí. Es uno de los insumos del estudio técnico que se requiere para modificar la planta de personal, junto con el análisis de procesos y el manual de funciones.
¿Quiere saber si a su equipo le falta gente o le sobran reprocesos?
En Cargas Laborales, de 360 Company, hemos liderado más de 45 proyectos y evaluado más de 8.000 cargos en empresas y entidades de Colombia y Perú. Trabajamos de forma presencial o remota en Latinoamérica y España.
Agende un diagnóstico inicial sin costo y le mostramos dónde se va el tiempo de su equipo antes de contratar.